E-mail címkézési szabályok létrehozása Gmailben
Email Automatizálás Hatékonyság
2023. október 14.
Az automatikus címkézési szabályok létrehozása a Gmailben könnyen megvalósítható, és rendkívül hasznos lehet az üzenetek hatékony kezelése és rendezése szempontjából. Ebben a bejegyzésben részletesen bemutatom, hogyan lehet létrehozni és konfigurálni a címkézési szabályokat a Gmail felületén lépésről lépésre.
Szűrők beállítása
A Gmail webes felületen a jobb felső sarokban található fogaskerék ikonra kattintva nyisd meg a beállítások menüt.
Itt a beállítások menüben válaszd ki az Összes beállítások megtekintése lehetőséget a teljes beállítások listájának megjelenítéséhez.
A beállítások között találod a Szűrés és blokkolás fület. Itt a találsz egy Új szűrő létrehozása linket, erre kell kattintani, hogy létrehozzuk az új szűrőt.
Szűrő hozzáadása
Most megjelenik egy pár beállítási lehetőség:
- Feladó: Kiszűrheted az összes olyan feladót, akinek a leveleit szeretnéd címkézni (vagy akár automatikusan törölni)
- Címzett: Itt a címzettet tudod szűrni, ha mondjuk olyan levélről van szó, aminek több címzetje van és egy bizonyos cím is szerepel benne.
- Tárgy: Abban az esetben hasznos, ha mindig van benne egy ugyanolyan szó vagy szó töredék, ami egyedi és szűrhető.
- Tartalmazza: Itt olyan levelekre lehet szűrni, ami tartalmazza a szövegtörzsében a megadott kulcsszavakat.
- Nem tartalmazza: Minden olyan levél, aminek a szövegtörzse nem tarlmazza a megadott kulcsszavakat.
- Méret szerint: Lehet méret szerint is szűrni, ami nagyobb / kisebb mint a megadott méret.
- Melléklettel rendelkezik vagy sem
Fontos, hogy ezeket a szűrőket kombinálni is lehet. Nézzünk egy egyszerű példát, tegyük fel, hogy minden olyan levelet keresek, aminek a tárgyában szerepel a Akció szó, a tartalmában előfordul a Promoció és van melléklet hozzá. Ezzel három szűrőt állítottam be, amivel nagy valószínűséggel lefedtem minden fontos pontot, ami alapján tudom szűrni a levelet.
Miután meg van az összes szűrő kritérium, a Keresés gombra kattintva láthatóvá vállnak a feltételeknek megfelelő e-mailek.
Már létező E-maileket címkézése (Opcionális)
Amennyiben már van listában olyan e-mail, amely megfelel a szűrő kritériumok, ki lehet választani azokat az e-maileket, amelyekre alkalmazni szeretnénk a szűrőt. A kiválasztás után aktívvá válik a Címkézés gomb. Itt lehet választani, hogy egy már meglévőt címkét kapjon, vagy újat hozunk létre. Új címke létrehozása esetén csak egy nevet kell adni neki nincs semmi más teendő.
Szűrő alkalmazása
Amikor azt tapasztaljuk, hogy a beállított szűrés tényleg az általunk címkézendő leveleket hozza fel, nincs más dolgunk, mint a Szűrő alkalmazása gombra kattintani. Itt lehet kiválasztani, hogy mit csináljon a szűrő. Nekünk ebben az esetben a Következő szűrő alkalmazása mező kell, ami után egy lenyíló mezőből, ki lehet választani a számunkra megfelelőt. Majd a szűrő létrehozása gombbal elmentődik a a beállításunk, és az összes jövőbeli e-mail, amely megfelel a kritériumoknak, automatikusan címkézve lesz.
Mostantól az összes olyan e-mail, amely megfelel a szűrő kritériumainak, automatikusan címkézve lesz a választott címkével.
Összegzés
Az automatikus címkézés lehetővé teszi az e-mailek hatékony rendezését és kategorizálását a Gmailben. A fenti lépéseket követve könnyedén létrehozhatsz olyan szabályokat, amelyek alapján az e-mailek automatikusan címkézve lesznek, és így átlátható és rendezett postaládát tarthatsz fenn anélkül, hogy minden egyes üzenettel manuálisan kellene foglalkozni. Ezáltal időt takaríthatsz meg és hatékonyabbá teheted az e-mail kezelését.
További hasonló bejegyzések ebben a kategóriában:
