Az iroda automatizálás négy típusa
Automatizálás Típus Érdekesség
2023. június 28.
Csak egy pillanatra gondoljuk át, hogy hétről hétre mennyi feladatot csinálunk meg. Hamar rájövünk, hogy rengeteg projekten dolgozunk folyamatosan. Ezek a folyamatok általában tele van mindenféle adminisztratív feladatokkal, amelyek a munkaidő egy jelentős részét elviszik nap mint nap. Elképzelve, hogy ha ezek nem lennének, akkor mennyivel hatékonyabban lehetne haladni. Vajon mennyivel több idő jutna a fontosabb feladatokra?
Mi is az az iroda automatizáció?
Az iroda automatizáció, arra való, hogy cél programokat használjunk az olyan monoton és időigényes feladatokhoz, amiknél nincs semmi egyediség. Itt arra kell gondolni, hogy sokszor van olyan feladat, amikor mindig pontosan ugyanazokat a lépéseket kell egymás után megcsinálni, ebben az esetben, ha ezeket a lépés sorozatokat egy program el tudja végezni azzal jelentősen nő a hatékonyságunk. Ezen túl van még egy hatalmas előnye, hogy a hibák száma is csökken, hiszen nem lehet véletlen félre ütés, vagy nem fordulhat elő, hogy esetleg egy állomány nem lett kimásolva a megfelelő helyre.
Ez az automatizáció nagyon széles spektrumba tud jelen lenni. A legapróbb munkáktól az összetettebb folyamatokig. Itt lehet gondolni a szövegszerkesztésre, adatbevitelre, kommunikációra, változások figyelésére és még számos más dologra, amit rutin feladatnak szoktunk elvégezni.
Az irodai automatizáció és a vállalati folyamat automatizálás közötti különbség
A vállalati folyamat automatizációról már valószínűleg sokan hallottak, de ez nem ugyanaz, mint az irodai. A vállalati folyamat automatizáció és az irodai automatizáció szigorúan nézve nagyon hasonló tevékenység, mégis egy hatalmas különbséggel. Az iroda automatizációt általában szűkkörben használják, mondjuk egy osztályon vagy azon belül is csak pár ember, akinek a munkáját meggyorsítja és megkönnyíti. Ezzel szemben a vállalati automatizáció kihathat az egész vállalatra is, ahol akár egy teljes munkafolyamatot automatizálnak. Ezt sem feltétlen úgy kell elképzelni, hogy akkor mindent megcsinál helyettünk a program és mi már nem kellünk. Inkább úgy érdemes elképzelni, hogy egy folyamatot szét darabolunk és felosztjuk szakaszokra. Illetve ami fontos igyekszünk egy darab központi rendszerbe terelni a teljes folyamatot és annak összes résztvevőjét. Már azzal is hogy minden és mindenki egy helyen van hatalmasat nyerünk, hiszen a folyamat bármelyik résztvevője kerül sorra, akkor előtte lesz minden, amire szüksége van és úgy ahogy annak kell lennie. A fő célja, hogy minden egy helyen és kontrolláltan történjen, ne kelljen várni folyamatosan egymásra, anélkül, hogy tudnánk, hogy hol áll a folyamat.
Az automatizáció fő típusai
Tartalom előállítás és publikálás
Az egyik legszéleskörűbben elterjedt típus az elektronikus tartalom előállítás. Nem is gondolnánk, hogy mennyi helyen használjuk. Gondoljunk csak bele, hogy milyen sok esetben használnak például MS Word-ot, amiben csak egy dokumentumot készítenek el általában kész sablonok alapján. Ez végül egy elektronikus tartalom lesz. De ide sorolható minden olyan felhasználóbarát felület, ami egy weboldal tartalmának a szerkesztésére szolgál. Ezek mind olyan tartalom előállítás segítő rendszer, amivel akár nap mint nap találkozhatunk.
Ezek a rendszerek úgy lettek elkészítve, hogy nekünk már ne kelljen foglalkozni a monoton formázás kódjaival, vagy a kész tartalom publikálásával. Elég legyen csak megnyomni pár gombot és kész a formázott dokumentum, vagy csak egy mentés és már látszik a weboldalon. Ezeket lehet még tovább egyszerűsíteni, amikor már olyan speciális automatizálási programunk van, hogy például egy havi kimutatáshoz letölti a szükséges adatokat és egy sablon alapján előállítja a kész terméket. Így nekünk már csak az ellenőrzés része maradt. Ezért is érdemes mindig elgondolkodni, mi az amivel tudjuk segíteni a munkánk és automatizálható folyamat.
Kommunikáció és együttműködés
Az utóbbi időben, nagyon elterjedtté vált az otthoni munkavégzés, amihez nagyban a világjárvány is hozzájárult. Egyre több cégnél van, hogy az alkalmazottak részben vagy teljesen otthonról dolgoznak. Azonban eleinte ez sok gondot okozott, főleg a régi berögzült személyes ügyintézések miatt. Ezért is nagy kihívás sok esetben az ilyen tényezők elektronikus útra való terelése.
Persze a megbeszélésre vannak online meeting szolgáltatások, amik tényleg működnek és hatékonyabbak is sokszor mint, amikor személyesen üljük körül az asztalt. Azonban vannak olyan folyamatok, amiket nem ilyen könnyű kiváltani. Például sok szervezetnél van munkafolyamat jóváhagyási dokumentum. Ezt úgy lehet elképzelni, hogy van egy forma nyomtatvány, amit ki kell tölteni kinyomtatni és ezt a papírt elindítani útjára. Végig megy minden szereplőn és engedélyezőn. Sok esetben kibővül további mellékletekkel, kiegészítőkkel és mire visszatér hozzánk már nem csak alap köröket tette meg, hanem lehet, hogy 2-3x annyi szereplőn ment keresztül. Ennek rengeteg buktatója van, mindig várni kell, amíg egyik szereplőtől a másikig eljut. Majd ki tudja mennyi ideig van nála, sőt lehet szabadságon is van az illető, ami tovább növeli az átfutási időt. Azonban ami a legrosszabb, hogy sok esetben azt se tudjuk, hogy hol jár a folyamat. Amikor egy ilyen vagy bármilyen ehhez hasonló folyamatot digitalizálunk, akkor azzal rengeteg időt és energiát lehet spórolni, úgy, hogy az egész elektronikusan történik.
Kép és dokumentum feldolgozás
Vannak olyan munkakörök, ahol sok papír alapú dokumentummal kell dolgozni. Majd ezeket valamilyen digitális formában kell tárolni, esetleg kereshetőre elkészíteni. Az semmilyen formában nem várható el, hogy bárki ezeket gépelje vagy a képeket digitalizálja és rendszerezze. Azonban az is fontos, hogy ez a munka nem is automatizálható teljesen, de a monoton és folyamatosan visszatérő részek kiválthatóak.
Tegyük fel, hogy van egy cég aki régi dokumentumokat digitalizál és képeket archivál. Minden dokumentumot, egyesével be kell szkennelni és digitálisan ráírni a szöveget. A képeknél pedig a tartalom alapján osztályozni és rendezni. Azért ez eléggé lassú és monoton munka, de ezt is meg lehet támogatni. Ehhez nem is kell sok, csak a szöveges dokumentumokra egy szövegfelismerőt futtatni (OCR) és az általa visszaadott tartalmat feldolgozni. Tehát nem csak ráfuttatjuk és kész, hanem feldolgozzuk és adatot nyerünk ki belőle. Majd ezek az adatok alapján strukturáljuk és feliratozzuk a képként tárolt dokumentumot, hogy kereshető legyen. A képeket pedig egy képfelismerő szoftver segítségével feldolgozzuk és kategorizáljuk. Ami a legfontosabb, hogy ezzel gyorsítható a folyamat, azonban egy ilyen rendszer nem tévedhetetlen. Itt mindig szükség van az emberi beavatkozásra, így elengedhetetlen az ellenőrzés, hogy minden jó helyre került e.
Irodavezetés
Ebbe a kategóriába tartozik például az ütemezés és a feladat tervezés. A feladat kezeléssel könnyedén lehet menedzselni a feladatokat és segít abban, hogy átláthatóbb legyen a teljes folyamat. Segít a gyors és pontos információ továbbításában, a pontos és specifikus feladat kiosztásban, ami azért is fontos, mert így mindig mindenki pontosan tudja, hogy mikor és mit kell csinálni.
Erre számos már elkészített folyamatmenedzsment szoftver van, ami az igények többségét ki is elégíti. Itt a cél mindig az, hogy egy könnyen kezelhető felületet biztosítson a menedzsment számára. Fontos még, hogy hatékonyan lehessen vele szervezni és könnyen bővíthető legyen új funkciókkal.
További hasonló bejegyzések ebben a kategóriában:
